No project manager 想告诉客户他们的项目超出预算了. And yet, 许多人发现自己处于这种情况:最近的研究表明，项目大多或总是仅按预算交付 43% of organizations.

预算总是一个棘手的过程——最终的数字需要在不超支的情况下考虑缓冲因素——但在敏捷环境中这样做可能更棘手. 敏捷预算和预测需要一种不同于传统瀑布式项目管理的方法，在传统瀑布式项目管理中，范围是预先确定和固定的. 敏捷的一大优势在于它对适应性的强调, 因为一个项目可能会快速而频繁地发展, 而且目标可能会改变. So, 如果最终目标改变了, 你如何在一开始就商定的预算范围内取得成果?

减少超支的风险, 制定一个现实而灵活的预算是至关重要的, 保持一个可持续和透明的时间表, 不断调整功能的优先级. 塑造客户对敏捷预算流程的概念的能力也很重要. 除了增加你按预算交付项目的机会, 面对这些挑战也会提高你最终产品的质量. 以下来自经验丰富的敏捷项目经理的指导可以帮助您实现这些结果.

建立环境，设定期望

在项目中与任何客户接触时，第一步应该不仅是确定并同意“是什么”，而且是什么, 更重要的是, the “Why.”

Anuj Datta, 他是一名项目主管和业务管理顾问，在大型金融服务公司的敏捷项目预算方面有丰富的经验, 总是确定客户为什么要创建产品或服务. 他说，这是必要的，因为客户想要的可能不是他们真正需要的. “比如说他们想要一辆法拉利, for example, 但如果它们只需要从A点到达B点, 这样一来，制造摩托车就会更便宜、更容易.”

他说，你还需要知道客户的最终用户是谁. 知道他们想通过使用产品达到什么目的, 以及他们为什么要努力实现这个目标, 会帮助你关注价值吗, 指定项目优先级, 引导利益相关者实现共同目标.

如果客户一开始对成本有一个固定的想法，问问他们为什么会有一个特定的预算. 如果他们的预算是基于竞争对手的, for example, 你可以指出两家公司的资源可能不同的地方. 如果是基于过去的项目，考虑可能造成成本差异的因素. 这将使你能够确定在客户的财务框架内是否可以实现预期的结果，并允许你与他们一起根据需要进行调整.

更好地指导客户进行成本设定, 你应该根据他们想要创造的产品提供几个选项，并基于两到三个选项提出一个范围: an MVP一个可扩展的产品，一个他们想要实现的选择.

最后，设定期望，确保你的客户有一个明确的 对敏捷价值的理解. 在这个过程中，改变是一个可以期待和受欢迎的部分，这将创造灵活性. 如果某个特性存在不确定性，可能会产生额外的成本, 试着在一开始就尽可能地透明, 项目管理专家和经验丰富的敏捷战略家说 Andrew Lester“你需要自己了解所有的变量，并能够与客户提出和讨论这些变量.”

计算出你能做什么，并在你做的时候进行调整

不可能确切地知道一个项目将如何发展. 作为敏捷项目经理, however, 你掌握的信息可以帮助你提高预测成本的准确性.

当开始一个项目时, 一旦了解了所有客户的需求, 敏捷团队使用各种 评估技术 了解每个需求的规模、风险和复杂性. 一旦所有的任务都被评估完, 项目经理可以估计项目所需的总体时间和预算, 基于冲刺的持续时间和次数, 以及团队的规模和成本.

Datta解释说:“敏捷的一个重要特点是，你通常——尽管并不总是——会有一个固定的团队, so you can, to some degree, 预测每个sprint将花费多少人力资源. 在一些项目上, 人们在不同的冲刺阶段之间来回移动, 但确保你不会失去控制的一个好方法是将你的资源投入到一个项目中.”

使用团队的日费率来计算项目每个阶段的成本. For example, 如果一个商店的登陆页面需要4周的时间才能完成，你的团队需要花费10美元,000 per week, 然后你可以预测消费为40美元,000创建登陆页. Tracking velocity 随着项目的发展是控制预算的关键. 这将帮助你确定你的估计是准确的还是需要调整 Jon McGowan他是一名敏捷转型专家，曾领导过几家大银行的项目.

莱斯特表示同意:“如果, 经过几次冲刺, 你的速度不符合你最初的假设, 你可以和客户一起做出决定:缩小范围并保持预算不变，或者增加开发人员以提高速度，但增加预算.”

“随着项目的推进，敏捷计划变得越来越现实，”他继续说道. “大约三分之一到一半, 你应该能够准确地看到你将如何到达终点. 为了保持预算，你的运行速度必须保持不变.”

让客户参与整个过程

一旦你和客户就预算和结果达成一致, 随着项目的进展，继续沟通是至关重要的. 客户端协作是敏捷实践的核心支柱, 但有些团队没有定期征求客户的意见. 特别是如果他们是敏捷的新手, 团队可能默认采用瀑布思维, 相信他们知道客户想要什么，因此只需要在项目结束时再次与他们接触，以展示成品. 由于范围蔓延等因素，这种沟通的缺乏极大地增加了超出预算的风险.

通过定期与客户接触——最好是在每次冲刺之后——你可以确保项目与他们的期望保持一致. 当需求出现时，您可以适应需求的变化, 而不是试图在项目结束时集成它们, 当预算耗尽的时候.

“随着时间的推移，客户看到已经交付的东西，以及其他因素继续在幕后发挥作用，他们想要的东西可能会发生变化,” Datta says. “当你在每个sprint结束时向客户演示时, 他们的反馈可以帮助你确定待办事项的优先级，增加或删除功能.”

如果你正在调整范围，那么优先级的输入是特别重要的, 莱斯特说:“如果你做出了固定预算但调整范围的选择, 然后你应该只做最重要的任务.”

对项目范围的调整可能是必要的，即使你的速度是预期的. 一些产品功能可能比预期的更复杂，需要更多的努力, time, and cost. 为了防止超支，需要重新审视项目目标和可交付成果.

您的客户还应该明白，范围中需要有可变性, 麦高恩说:“这可能意味着删减某些故事, 但它会让你保持你的项目按时和预算. 这与瀑布项目相比是一个很大的变化，瀑布项目的范围是固定的. 在敏捷团队中强加固定范围的项目章程是一个常见的陷阱，并且会消除所有的灵活性.”

让你的客户了解情况的一种方法是向他们提供燃尽图, 他们可以在哪里查看项目进度, 包括已经取得的成就和还有多少个冲刺. 这将使他们更好地了解他们的钱是如何花的.

平衡预算

敏捷预算管理的关键是使用你知道的，同时承认你不知道的，并为你不知道的留出空间. 利用你所拥有的信息来确定在这段时间内什么是可以完成的, skills, 还有可用的资金, 但要采用灵活的心态和开放的沟通，以实现真正的敏捷性. 通过适当地设定期望, 指导你的客户和团队, 并根据需要调整目标, 你可以掌握这种平衡.

这张信息图结合了我们专家的敏捷项目预算方法，创建了一个有效的过程，在项目开始时就清楚地设定了期望. 这样做将确保最终产品符合客户需求, user needs, 财政资源.